Pentru firmele mici, 2026 este primul an în care obligațiile de raportare digitală funcționează la capacitate maximă, fără perioade de acomodare. Declarația informativă D406 (SAF-T) a devenit obligatorie pentru toate persoanele juridice, indiferent de cifra de afaceri sau de regimul de impozitare, facturile trebuie transmise în RO e-Factura în termen de cinci zile lucrătoare, plafonul microîntreprinderilor a coborât la 100.000 de euro, iar impozitul pe dividende a urcat la 16%. Fiecare schimbare are un preț administrativ, plătit lunar sau anual, indiferent dacă firma are profit. Analiza de mai jos strânge cifrele într-un buget de lucru: cât costă, orientativ, conformarea unui SRL mic în 2026, ce intră în tarifele practicate pe piață și în ce puncte se scurg banii fără ca administratorul să observe.
Din ce se compune, de fapt, factura conformării
Costul conformării nu este o singură sumă, ci trei straturi care se comportă diferit în buget. Primul cuprinde cheltuieli recurente și previzibile: onorariul de contabilitate, abonamentele software, certificatul de semnătură electronică, contractul de service pentru casa de marcat. Al doilea adună cheltuieli unice, care apar la schimbări de regim sau de furnizor: implementarea unui program de gestiune, migrarea datelor, refacerea nomenclatoarelor pentru SAF-T, inventarierea stocurilor. Al treilea nu apare pe nicio factură: timpul intern consumat cu documente, corecțiile ulterioare, accesoriile fiscale și amenzile. Firmele mici bugetează aproape exclusiv primul strat, iar celelalte două produc diferența dintre estimarea din ianuarie și suma plătită efectiv până în decembrie.
Contabilitatea: tarife orientative și extra-urile din afara ofertei
Ofertele publice ale firmelor de contabilitate din România se așază în 2026 pe intervale relativ stabile. O societate fără activitate se încadrează, de regulă, între 100 și 170 de lei pe lună. Un SRL mic, fără salariați și cu volum redus de documente, plătește uzual 200-500 de lei lunar. Sub 30 de documente pe lună, intervalul curent este 350-600 de lei; între 30 și 100 de documente, cu unul sau doi angajați, tarifele urcă la 500-900 de lei. Statutul de plătitor de TVA adaugă, aproape întotdeauna, o treaptă de preț.
Problema bugetară nu este tariful de bază, ci ce rămâne în afara lui. Cele mai frecvente poziții facturate separat sunt:
- situațiile financiare anuale: 300-900 de lei, în funcție de complexitate;
- salarizarea, tarifată pe angajat: 40-90 de lei lunar de persoană;
- declarațiile rectificative și corecțiile de decont: 100-300 de lei pe intervenție;
- refacerea evidenței preluate de la un contabil anterior: 50-150 de lei pe lună reconstituită, adică 600-1.800 de lei pentru un an;
- consultanța punctuală: 150-400 de lei pe oră, cu tarife mai mari la intervențiile de urgență.
La toate acestea se adaugă TVA de 21%, dacă furnizorul este plătitor. Pentru o microîntreprindere neplătitoare de TVA, taxa este cost final: un onorariu de 600 de lei devine 726 de lei pe lună, o diferență de peste 1.500 de lei pe an față de suma reținută inițial din ofertă.
Software, semnătură electronică și echipamente fiscale
A doua linie mare de cost este infrastructura digitală. Certificatul calificat de semnătură electronică, necesar pentru Spațiul Privat Virtual, se vinde în 2026 de la circa 220 de lei pentru o reînnoire și 329 de lei pentru un pachet nou de un an, cu variante multianuale de aproximativ 620 de lei pentru doi ani și 799 de lei pentru trei ani. O casă de marcat cu jurnal electronic pornește de la aproximativ 495 de lei, iar contractul anual de service se situează în jurul a 250 de lei pe aparat.
Aplicațiile de facturare și gestiune acoperă un interval mult mai larg, de la soluții gratuite pentru volume mici până la abonamente de 100-300 de lei pe lună pentru firmele cu stocuri. Extinderea SAF-T a fost episodul cel mai costisitor pentru companiile mici: la momentul generalizării obligației, consultanții fiscali estimau costuri de ordinul a 3.000 de euro pentru soluțiile dedicate din zona firmelor medii și mari și un cost suplimentar de circa 100 de euro pe lună pentru contribuabilii mici. O parte dintre furnizorii de contabilitate au inclus între timp pregătirea și depunerea D406 în abonamentul lunar, așa că diferența dintre două oferte aparent similare poate fi de câteva mii de lei pe an.
Trei bugete-tip pentru un an întreg
Sumele de mai jos sunt orientative, exprimate fără TVA, și pornesc de la intervalele de piață menționate anterior.
- Microîntreprindere fără salariați, neplătitoare de TVA, sub 20 de documente lunar: contabilitate 250-450 lei/lună (3.000-5.400 lei/an), certificat calificat 220-330 lei/an, aplicație de facturare 0-600 lei/an. Total: circa 3.300-6.500 lei/an.
- SRL plătitor de TVA, doi-trei salariați, 60-120 de documente lunar: contabilitate 600-900 lei/lună (7.200-10.800 lei/an), salarizare 1.000-3.200 lei/an, software de gestiune și raportare 1.200-3.600 lei/an, situații financiare 300-900 lei, certificat 220-450 lei. Total: circa 10.000-19.000 lei/an.
- Comerț cu stocuri, 10-15 angajați, două case de marcat: contabilitate 1.200-2.500 lei/lună (14.400-30.000 lei/an), salarizare 6.000-12.000 lei/an, sistem de gestiune 3.000-9.000 lei/an, service pentru aparatele de marcat circa 500 lei/an, consultanță punctuală 2.000-6.000 lei/an. Total: circa 25.000-50.000 lei/an.
Peste aceste sume se așază efectele fiscale ale anului. Impozitul pe dividende de 16%, față de 10% cât s-a aplicat distribuirilor din 2025, înseamnă 16.000 de lei în loc de 10.000 la o distribuire de 100.000 de lei. Iar depășirea plafonului de 100.000 de euro, echivalentul a aproximativ 509.850 de lei, mută firma la impozit pe profit de 16%, cu evidență mai complexă și, de regulă, cu un onorariu de contabilitate mai mare, fără posibilitatea revenirii la regimul micro.
Amenzile și accesoriile: partea evitabilă a costului
Aici se concentrează cele mai scumpe erori. Netransmiterea facturilor în RO e-Factura în termenul de cinci zile lucrătoare se sancționează cu 1.000-2.500 de lei pentru contribuabilii mici și persoanele fizice, 2.500-5.000 de lei pentru contribuabilii mijlocii și 5.000-10.000 de lei pentru cei mari. Mai apăsătoare este sancțiunea specifică relației B2B: primirea și înregistrarea unei facturi emise de un operator stabilit în România altfel decât prin sistem atrage o amendă egală cu 15% din valoarea facturii. La un document de 50.000 de lei înseamnă 7.500 de lei, adică mai mult decât bugetul anual de conformare al unei microîntreprinderi.
Pentru SAF-T, nedepunerea în termen a declarației D406 se sancționează cu 1.000-5.000 de lei, iar depunerea incorectă sau incompletă cu 500-1.500 de lei, fără perioade de grație în 2026. La capitolul accesorii, întârzierea la plata obligațiilor fiscale costă 0,02% pe zi dobândă și 0,01% pe zi penalitate, adică 0,03% pe zi, aproximativ 11% pe an: un TVA de 20.000 de lei achitat cu 90 de zile întârziere adaugă 540 de lei. Dacă suma nu a fost nici declarată, se aplică suplimentar penalitatea de nedeclarare de 0,08% pe zi, reductibilă în anumite condiții.
O linie de cost a dispărut totuși din buget: prin modificările intrate în vigoare la 1 ianuarie 2026, obligația de a răspunde la notificarea de conformare RO e-TVA și sancțiunile aferente, de 1.000-10.000 de lei, au fost eliminate. Reconcilierea decontului precompletat cu evidența proprie rămâne însă o operațiune care consumă ore de contabilitate în fiecare lună.
Unde se pierd banii fără să apară pe nicio factură
Cea mai mare pierdere ascunsă este timpul intern. O firmă mică alocă uzual 4-12 ore pe lună colectării documentelor, corectării facturilor respinse și corespondenței cu contabilul. La un cost intern de 60-120 de lei pe oră, rezultă 300-1.400 de lei lunar, sume care nu apar niciodată în bugetul de conformare, dar care se scad din timpul de vânzare sau de producție.
Urmează suprapunerea de abonamente: aplicație de facturare de la un furnizor, modul de raportare de la altul, program de gestiune de la un al treilea, cu date care nu circulă între ele. Trei abonamente paralele de 80-150 de lei pe lună înseamnă 3.000-5.400 de lei anual pentru funcții care se dublează parțial. Al treilea punct de scurgere este consultanța de urgență, plătită la termen limită cu tarife aproape duble față de o programare făcută din timp, iar al patrulea este TVA-ul nededus la timp, din cauza facturilor neidentificate în SPV sau înregistrate în altă perioadă.
Există și un cost care se materializează mult mai târziu. O evidență dezordonată, cu nomenclatoare incomplete și inventar nereconciliat, scumpește orice tranzacție ulterioară: la vânzarea firmei sau la intrarea unui investitor, cumpărătorul face oricum verificări detaliate, iar dosarul dezordonat se traduce în onorarii mai mari și în ajustări de preț. Merită citit, din acest unghi, ce presupune procesul de due diligence într-o tranzacție de afaceri, pentru că multe dintre documentele cerute acolo sunt exact cele produse de o conformare făcută corect an de an.
Cum se construiește un buget care ține 12 luni
Un buget realist pornește de la o ofertă detaliată, nu de la tariful afișat. Solicitarea minimă către furnizorul de servicii contabile include prețul pentru situațiile financiare anuale, pentru salarizare pe angajat, pentru declarațiile rectificative, pentru pregătirea și depunerea D406 și pentru orele de consultanță, plus precizarea dacă sumele sunt cu sau fără TVA. Aceleași întrebări se aplică și la software: dacă modulul de raportare este inclus, cât costă actualizările legislative și ce se întâmplă cu datele la încetarea abonamentului.
În partea a doua a anului intervin două ajustări previzibile. Salariul minim brut rămâne 4.050 de lei în intervalul ianuarie-iunie 2026 și crește la 4.325 de lei de la 1 iulie, ceea ce modifică atât costul salarial, cât și tarifele indexate pe angajat. În plus, firmele apropiate de plafonul de 100.000 de euro trebuie să bugeteze din timp trecerea la impozitul pe profit. O rezervă de 10-15% din bugetul anual de conformare, alocată corecțiilor și consultanței neplanificate, înseamnă între 400 și 7.000 de lei, în funcție de profilul firmei, și acoperă exact zona în care apar cele mai multe surprize.
